KEP’den Fatura İptali: adım adım rehber (Mali Müşavirler için)
Bu rehber, mali müşavirler gözüyle KEP üzerinden (ve ilgili e-Fatura/ e-Arşiv portallarıyla) fatura iptali/itiraz süreçlerini adım adım açıklar. Mevzuat ve GİB uygulamalarına dayalı pratik iş akışları, şablon mesajlar ve muhasebe notları içerir. Aşağıdaki adımları uygulayarak müşteriniz adına hızlı ve mevzuata uygun işlem yapabilirsiniz. (Önemli: son düzenlemeler için GİB kılavuzları her zaman kontrol edilmelidir.) (ebelgebasvuru.gib.gov.tr)
Özet (çabuk bakış)
- Süre: e-Fatura/e-Arşiv iptal/itiraz işlemleri için genel uygulama 8 gündür (bildirim/itiraz başlangıcı faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren). (vergiteknolojileri.com.tr)
- Yol 1 (kolay): Satıcı veya alıcı GİB’in “E-Fatura İptal/İtiraz Portalı” üzerinden iptal talebi oluşturur; karşı taraf onaylarsa iptal gerçekleşir. (BirFatura)
- Yol 2 (KEP/noter): Karşı taraf onaylamıyorsa; KEP, noter ya da taahhütlü mektup ile 8 gün içinde itiraz başlatılabilir. (Muhasebe News)
A) Ön koşullar — hangi durumlarda iptal/itiraz gündeme gelir?
- Fatura yanlış düzenlenmiş (tutar, vergi, alıcı bilgisi vb.).
- Mal teslimi/hizmet gerçekleşmediği halde fatura düzenlendi.
- Çift düzenleme (aynı işlem için iki fatura kesilmiş).
- Müşteriyle anlaşmazlık sonucu alıcı faturayı reddediyor.
Her durumda belge ve kanıtların (sipariş, teslimat belgeleri, ödeme dekontları) dosyada hazır olması gerekir.
B) Adım adım: Satıcı tarafından düzeltme/iptal (en sık senaryo)
- Hatalı faturayı tespit edin, belgeleyin.
- Fatura XML’ini, 16 haneli fatura numarasını, tutarları not edin.
- Müşteriyle hızlı iletişim kurun.
- İptal gerekçesini yazılı teyit edin (e-posta veya KEP tercih edin).
- E-Fatura İptal/İtiraz Portalı’na giriş (GİB).
- Mali mühür veya e-imza ile giriş yapın. Portal üzerinden “İptal Talebi Oluştur” seçeneğine gidin. İlgili fatura numarası ve tutarı girin, gerekçe yazın ve e-imza ile onaylayın. (BirFatura)
- Alıcı onayı beklenir.
- Portal üzerinden alıcıya bildirim gider; alıcı “kabul” ederse iptal gerçekleşir. (Alıcı reddederse itiraz sürecine geçin.)
- Muhasebe kaydı ve KDV düzeltmesi.
- İptal gerçekleştiğinde muhasebe kaydını geri alın; KDV beyannamelerinde düzeltme yapın (döneme göre muhasebe uygulamanıza göre işlem).
Not: adet/süre ve portal davranışı firma/uygulama senaryosuna göre değişebilir; uygulama kılavuzunu kontrol edin. (ebelgebasvuru.gib.gov.tr)
C) Adım adım: Alıcı tarafından reddetme / itiraz (KEP ile süre başlatma)
- Alıcı faturayı reddederse önce e-Fatura Portalı’nda “Red” işlemi yapılmalıdır. Eğer portalda red opsiyonu yoksa:
- KEP ile itiraz gönderme (önerilen yol).
- KEP’den “İPTAL/İTİRAZ TALEBİ” başlıklı resmi yazışma gönderin. İçerikte: fatura 16 haneli numarası, düzenlenme tarihi, tutar, reddetme gerekçesi ve talep sonucu (iptal/iadeye ilişkin talep).
- KEP mesajına fatura XML’i, teslim/eksik teslim belgeleri, sözleşme veya ödeme dekontu gibi kanıtları ekleyin. (Muhasebe News)
- KEP ile bildirim gönderildiğinde 8 günlük süre başlar.
- Satıcı 8 gün içinde itirazı kabul etmezse/yanıt vermezse, alıcı belgeleri ve yazışmaları delil olarak kullanabilir. (Gerekirse yasal yola başvurulabilir.)
- KEP şablon örneği (kopyala-yapıştır):
KEP Konu: İPTAL/İTİRAZ – e-Fatura No: [16 haneli no] – [Satıcı Ünvanı]
Açıklama:
İlgide kayıtlı e-fatura yukarıda bilgileri verilen satışa aittir. Söz konusu mal/hizmet tarafımızca teslim alınmamış/eksik teslim edilmiştir. Bu nedenle faturanın iptal edilmesini/tebliğ edilmesini ve mal/hizmetin durumuna ilişkin gerekli düzeltmenin yapılmasını talep ederiz.
Ekler: [fatura.xml], [teslim_tutanagi.pdf], [siparis.pdf]
Gönderen: [Alıcı ünvanı ve vergi kimlik no]
D) Teknik ve pratik ipuçları (mali müşavirler için)
- Portal ekran görüntüleri alın: İptal talebi oluşturma, alıcı onay ekranı, KEP gönderi kayıtları — hepsi ileride kanıt olarak kullanılmalı.
- Tarihsel kayıt: İptal/itiraz işleminin başlangıç tarihini kesin not edin; 8 günlük süreyi takip edin. (vergiteknolojileri.com.tr)
- Toplu iptaller: Çok sayıda hatalı belge varsa toplu iptal prosedürünü kullanın (bazı ERP/e-fatura entegratörleri destekler). (Paraşüt)
- Muhasebe notu: İptal tamamlanana kadar ilgili KDV’yi geçici hesapta tutun; iptal onayı sonrası düzeltme yapın.
- KEP başvuru sağlayıcıları: KEP gönderiminde zaman damgası ve teslim raporu (TR) alın — bunlar yasal delildir.
E) Görseller / ekran görüntüleri önerisi (sayfa içine ekleyin)
Aşağıdaki görselleri (ekli screenshot veya tasarım) makaleye ekleyin — her biri net ve kırpılmış olmalı:
- GİB E-Fatura İptal Portalı – Giriş ekranı (e-imza/mali mühür ile giriş). (alt-metin: “GİB e-Fatura İptal Portalı girişi”). (ebelgebasvuru.gib.gov.tr)
- İptal Talebi Oluşturma formu — fatura numarası, tutar, gerekçe alanlarını gösteren ekran. (alt-metin: “İptal talebi oluşturma formu”). (BirFatura)
- KEP gönderi onay ekranı veya gönderi gönderildi / teslim raporu (TR) örneği. (alt-metin: “KEP gönderi teslim raporu”). (Muhasebe News)
Görsel şablonuna ihtiyaç varsa — her görsel için kısa bir açıklama ve hangi alanın kırpılacağı konusunda rehber hazırlayayım.
F) Yaygın sorunlar ve çözümleri
- Alıcı iptali onaylamıyor: KEP ile resmi itiraz gönderin ve 8 günlük süreci başlatın; cevap yoksa yasal yollara yönlendirin. (Muhasebe News)
- Portal hata veriyor: Ekran görüntüsü ve hata kodunu alın, entegratör/ GİB destek hattıyla koordinasyon sağlayın.
- Toplu düzeltme gerektiğinde: ERP entegrasyon sağlayıcınızla koordineli toplu iptal/yeniden fatura üretimi planlayın.
G) Muhasebe kaydı örneği (kısa not)
- Fatura iptal talebi beklenirken: KDV ve gelir tahakkukunu geçici hesabınızda tutun.
- İptal onayı sonrası: İlgili satış ve KDV bordosu ters kayıtla kapatılmalı, varsa iade faturası ya da düzeltme faturası düzenlenmelidir.
Sonuç
KEP üzerinden fatura iptali ve e-Fatura/e-Arşiv iptal süreçleri hızlı ve izlenebilir bir mekanizma sunar; ancak 8 günlük süre, doğru belge yönetimi ve doğru teknik adımların atılması hayati önemdedir. Mali müşavir olarak müşteriniz adına: belgeleri derleyin, portal ve KEP gönderilerini zamanında başlatın, ekran görüntülerini saklayın ve muhasebe kayıtlarını iptal onayına göre zamanında düzeltin. Son düzenlemeler ve portal yenilikleri için GİB kılavuzları takip edilmelidir. (ebelgebasvuru.gib.gov.tr)