Yeni Kurulan Şirketlerde E-Fatura Zorunluluğu 2025: Kimler Kapsama Giriyor, Nasıl Başvuru Yapılır?
Giriş
2025 yılı, Türkiye’de dijital dönüşümün en hızlı yaşandığı yıllardan biri oldu. Vergi sisteminde yapılan düzenlemelerle birlikte, artık hemen her işletme e-Fatura sistemine dahil ediliyor. Yeni kurulan şirketler için bu durum yalnızca bir seçenek değil, yasal bir zorunluluk haline geldi.
Bu nedenle girişimciler, şirket kuruluş aşamasında e-Fatura sistemine geçişi doğru planlamak zorunda. Aksi halde cezai yaptırımlarla karşılaşma riski artıyor.
Bu yazıda, 2025 yılı itibarıyla e-Fatura zorunluluğuna kimlerin tabi olduğunu, başvuru sürecini, gerekli belgeleri ve uygulamada dikkat edilmesi gereken noktaları adım adım açıklayacağız.
E-Fatura Nedir?
E-Fatura, klasik kâğıt fatura yerine dijital ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan bir elektronik belgedir.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylı sistemler aracılığıyla düzenlenir.
Bu sistem sayesinde işletmeler:
- Kağıt, baskı ve arşiv maliyetlerinden kurtulur,
- Belgelerini dijital ortamda güvenli şekilde saklar,
- Mali denetimlere daha hızlı yanıt verir.
Kısacası e-Fatura, hem işletme sahiplerine hem de devlete zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.
2025’te E-Fatura Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?
Gelir İdaresi Başkanlığı, 2025 yılı itibarıyla e-Fatura zorunluluğunu şirket türüne ve yıllık ciroya göre belirliyor. Ancak yeni kurulan işletmeler için tablo daha net:
Kuruluş aşamasında her yeni sermaye şirketi, yani Limited ve Anonim şirketler, e-Fatura sistemine kayıt olmak zorunda.
Ayrıca aşağıdaki durumlarda şahıs işletmeleri de sisteme dahil edilir:
- Yıllık cirosu 3 milyon TL’yi aşan işletmeler,
- E-ticaret yapan firmalar,
- E-aracı hizmet sağlayıcıları (örneğin Trendyol, Hepsiburada vb.),
- Gayrimenkul ve araç satış platformlarında işlem yapan firmalar,
- Komisyoncu veya hal işletmesi olarak faaliyet gösteren işletmeler.
Önemli: 2025 itibarıyla vergi levhası alan her yeni şirket, kuruluş tarihinden itibaren 7 gün içinde e-Fatura sistemine geçmelidir.
Yeni Kurulan Şirketler İçin E-Fatura Başvuru Süreci
Yeni bir şirket kuran girişimci, e-Fatura sistemine dahil olmak için birkaç basit adımı izler.
Bu süreç tamamen dijital ortamda yürütülür ve birkaç saat içinde tamamlanabilir.
1. Mali Mühür veya e-İmza Edin
Girişimci, öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan (GİB) mali mühür talep eder.
Bu mühür, e-Fatura sisteminde elektronik imza işlevi görür.
Şahıs işletmeleri ise mali mühür yerine e-İmza kullanabilir.
2. GİB Portal Başvurusu Yap
Ardından GİB’in “e-Fatura Başvuru Portalı” üzerinden sisteme giriş yapılır.
Başvuru sırasında işletme bilgileri, vergi numarası, unvan ve iletişim adresi girilir.
3. Entegrasyon Yöntemini Seç
Girişimci üç farklı yöntemden birini seçebilir:
- GİB Portal Kullanımı: Küçük işletmeler için uygundur.
- Özel Entegratör: Orta ve büyük ölçekli şirketler için profesyonel çözümdür.
- Doğrudan Entegrasyon: ERP sistemi kullanan şirketler tercih eder.
4. Test ve Aktivasyon
GİB, sistemde kısa bir test süreci uygular. Başvurunun onaylanmasıyla birlikte işletme artık e-Fatura mükellefi haline gelir.
E-Fatura Sisteminin Avantajları
E-Fatura yalnızca bir zorunluluk değildir; aynı zamanda işletmeler için önemli avantajlar sağlar.
Özellikle yeni kurulan şirketler, bu sistem sayesinde rekabet gücünü artırabilir.
- Maliyet Tasarrufu: Kâğıt, baskı ve arşiv giderleri ortadan kalkar.
- Hızlı Belge Akışı: Faturalar saniyeler içinde karşı tarafa ulaşır.
- Denetim Kolaylığı: GİB denetimleri dijital ortamda hızlı gerçekleşir.
- Veri Güvenliği: Belgeler GİB’in güvenli sunucularında saklanır.
- Yeşil Dönüşüm Katkısı: Kâğıt tüketimi azalır, çevre korunur.
Bu nedenle e-Fatura, sadece bir yükümlülük değil, aynı zamanda modern işletmeciliğin bir gerekliliği haline geldi.
E-Fatura Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Yeni kurulan şirketler, sistem geçişinde bazı teknik hatalar yapabilir. Bu hatalar, cezai yaptırımlara neden olabilir.
Bu yüzden aşağıdaki noktalara özellikle dikkat etmek gerekir:
- Vergi Kimlik Numarası ve Unvan Eşleşmesi
- GİB sisteminde bilgiler doğru girilmelidir. Hatalı unvan, sistemin faturayı reddetmesine yol açar.
- Fatura Tarihleri
- Faturalar, işlem gününde kesilmelidir. Geç kesilen faturalar cezaya tabidir.
- Zaman Damgası Kullanımı
- Elektronik belgelerde işlem saati otomatik kaydedilir. Fakat manuel giriş yapıldığında saat farkı oluşabilir.
- Yedekleme ve Saklama
- GİB verileri 10 yıl süreyle saklamakla yükümlü kılar. Şirket, kendi yedeklerini de düzenli olarak almalıdır.
- Personel Eğitimi
- E-Fatura sistemini kullanan personel temel eğitimden geçmelidir. Yanlış işlem ceza riskini artırır.
Bu detaylara dikkat eden işletmeler, hem uyumluluk sürecini hızlandırır hem de cezai riskleri en aza indirir.
E-Fatura’ya Geçmeyen Şirketleri Bekleyen Cezalar
E-Fatura zorunluluğuna rağmen sisteme dahil olmayan işletmeler için ciddi yaptırımlar uygulanır.
GİB, bu işletmelere Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası keser.
2025 yılı için her bir belge bazında uygulanacak ceza:
- Belge başına 3.400 TL,
- Yıllık üst sınır 1.700.000 TL olarak belirlenmiştir.
Ayrıca işletme, e-Fatura kesmediği işlemleri vergi dairesine bildirmek zorundadır. Bu bildirim yapılmadığında cezalar katlanır.
Sonuç
E-Fatura sistemi, Türkiye’de iş yapma biçimini kökten değiştirdi.
Yeni kurulan şirketler artık dijital uyumluluğu erteleyemez.
Girişimci, kuruluş sürecinde e-Fatura başvurusunu planladığında hem zamandan kazanır hem de yasal risklerden korunur.
Sonuç olarak, 2025 yılında e-Fatura kullanmak bir zorunluluk değil, bir gereklilik haline geldi.
Bu nedenle her yeni şirket, dijital dönüşümün ilk adımını zaman kaybetmeden atmalıdır.