KEP Üzerinden Fatura İptali: Mali Müşavirler İçin Adım Adım Rehber
Elektronik belgelerin hayatımıza girmesiyle birlikte mali müşavirlerin iş yükü hem kolaylaştı hem de daha dijital bir yapıya büründü. Fatura iptali işlemleri artık klasik kâğıt ortamında değil, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden güvenli ve resmi bir biçimde yapılabiliyor. Bu yazımızda, KEP üzerinden e-fatura iptal sürecini adım adım inceleyerek mali müşavirlerin uygulamada dikkat etmesi gereken tüm detayları anlatıyoruz.
1. KEP Nedir? Neden Önemlidir?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderilen e-postanın içeriği, zamanı ve alıcısı hakkında yasal delil niteliği taşıyan güvenli bir elektronik posta sistemidir.
Fatura iptali, ihtarname gönderimi, sözleşme onayı gibi hukuken geçerli bildirimlerin yapılmasında kullanılır.
Avantajları:
-
Gönderilen her ileti yasal delil niteliğindedir.
-
E-fatura veya e-arşiv faturaların iptalinde ispat kolaylığı sağlar.
-
Gönderi ve alım raporları UETS ve BTK tarafından saklanır.
2. Hangi Durumlarda KEP Üzerinden Fatura İptali Yapılır?
Mali müşavirler açısından en sık karşılaşılan durumlar şunlardır:
-
Yanlış alıcıya kesilen e-faturalar
-
Hatalı tutar veya vergi oranı içeren faturalar
-
İptali için 7 günlük süre aşılmamış e-faturalar
-
Alıcı tarafından henüz kabul edilmemiş e-faturalar
Bu hallerde, KEP üzerinden iptal bildirimi yapılması gerekir.
3. KEP Üzerinden Fatura İptali Nasıl Yapılır? (Adım Adım)
Adım 1: İptal Edilecek Faturayı Belirleyin
Öncelikle, e-fatura sistemine giriş yaparak iptal edilmesi gereken fatura numarasını ve tarihini belirleyin.
(Fatura detay sayfasını PDF olarak kaydedin, KEP’e ek olarak yükleyeceğiz.)
Adım 2: KEP Hesabınıza Giriş Yapın
Kullandığınız KEP sağlayıcısına (örn. PTTKEP, TÜRKKEP, TNBKEP) giriş yapın.
Ana menüden “Yeni KEP Gönderisi Oluştur” seçeneğini tıklayın.
📎 Ek Görsel 1: KEP Ana Ekranı ve Yeni Gönderi Alanı (örnek ekran görüntüsü)
(Burada gönderi ekranının görseli yer alabilir — kullanıcıya adım adım yön göstermek için)
Adım 3: Gönderim Bilgilerini Girin
Alıcı kısmına, faturanın gönderildiği firmanın KEP adresini yazın.
Konu kısmına “E-Fatura İptal Bildirimi” yazın.
Metin kısmına şu örnek ifadeyi ekleyebilirsiniz:
Sayın Yetkili,
[Tarih] tarihli, [Fatura No] numaralı e-fatura hatalı düzenlenmiştir.
Söz konusu faturanın iptal edilmesi hususunu bilgilerinize arz ederiz.
İptal gerekçesi: [Gerekçe yazınız]Saygılarımızla,
[Firma Unvanı]
[Vergi No / TC No]
[İmza Yetkilisi Ad Soyad]
Adım 4: Belgeleri Ekleme
-
İptal edilmek istenen faturanın PDF çıktısını ekleyin.
-
Gerekirse faturanın yeniden düzenleneceğini belirten açıklama yazısını da PDF olarak ekleyin.
📎 Ek Görsel 2: Dosya ekleme ekranı örneği
(Burada “Dosya Ekle” butonunun yer aldığı ekran görüntüsü örnek olarak sunulabilir.)
Adım 5: Gönderimi Tamamlayın ve KEP Raporlarını Saklayın
Gönderimi tamamladıktan sonra:
-
Gönderi Raporu
-
Teslim Raporu
-
Okundu Raporu belgelerini indirip saklayın.
Bu raporlar, olası vergi incelemelerinde iptalin yasal olarak yapıldığının delili niteliğindedir.
4. Sık Yapılan Hatalar
-
Alıcı KEP adresinin yanlış girilmesi
-
Fatura tarihinden sonra 7 gün geçmiş olması
-
KEP mesajına iptal gerekçesinin eklenmemesi
-
İptal talebinin muhasebe kayıtlarına işlenmemesi
Bu hatalar, iptalin geçersiz sayılmasına neden olabilir.
Her zaman zaman damgası ve raporların saklanması gerekir.
5. KEP Üzerinden Fatura İptalinde Hukuki Geçerlilik
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-fatura iptallerinde KEP üzerinden yapılan bildirimleri hukuken geçerli kabul etmektedir.
Ancak KEP ile iptal sonrası mutlaka e-fatura sisteminde düzeltme işlemi de yapılmalıdır.
Yani sadece e-posta göndermek yeterli değildir — iptal edilen faturaya ilişkin kayıtların da güncellenmesi gerekir.
Sonuç
KEP sistemi, fatura iptal işlemlerini güvenli, hızlı ve yasal delil niteliğinde yürütmek için en etkili yöntemdir.
Mali müşavirler, hem kendi müşterilerini korumak hem de olası vergi cezalarından kaçınmak için bu süreci standart hale getirmelidir.
Her iptal işleminde KEP raporlarını arşivleyerek, gerektiğinde resmî ispat olarak sunabilirler.