Elektronik Genel Kurul Kararlarının Nasıl Alınacağı? (2026 Güncel Rehber)
2026 yılı, şirketlerin karar alma süreçlerinde önemli bir dijital dönüşüm başlattı. Özellikle Genel Kurul (GK) kararları artık tamamen elektronik ortamda alınabiliyor. Bu yeni düzenlemeler hem toplantı katılımını kolaylaştırıyor hem de kararların daha güvenli biçimde kayıt altına alınmasını sağlıyor. Bu nedenle işletmelerin elektronik GK karar sistemine doğru şekilde uyum sağlaması büyük önem taşıyor.
Kadıköy’de mali müşavir olarak hizmet veren Yüksel Damar, bu süreçte şirketlerin tüm aşamalara hazırlıklı olmasını sağlayan kapsamlı bir rehber hazırladı.
Elektronik GK Sisteminin Kapsamı
Elektronik GK sistemi, ortakların dijital ortamda toplantıya katılmasını ve oy vermesini mümkün hâle getiriyor. Ayrıca tutanakların e-imza ile imzalanması zorunlu olduğu için kararların hukuki geçerliliği daha güçlü hâle geliyor. Böylece şirketler fiziki toplantı sınırlamalarından kurtuluyor ve daha hızlı yönetim süreçlerine kavuşuyor.
Aynı zamanda elektronik GK defteri uygulaması, kararların saklanmasını ve denetim süreçlerini daha düzenli hâle getiriyor.
Elektronik GK Kararı Nasıl Alınır? (Adım Adım)
1. Toplantı Çağrısının Elektronik Olarak Yapılması
Genel Kurul çağrısı şirket portalı veya elektronik sistem üzerinden hazırlanır. Ayrıca çağrı duyurusu ortaklara e-posta ya da kayıtlı elektronik posta ile iletilebilir. Bu yöntem, toplantı katılımını daha hızlı organize eder.
2. Ortakların Sisteme Giriş Yapması
Ortaklar toplantıya elektronik ortamda katılabilmek için sisteme giriş yapar. Bu aşama için çoğu zaman e-imza veya KEP adresi gerekir. Ayrıca kimlik doğrulama işlemleri tamamlanmadan sisteme giriş yapmak mümkün değildir.
Elektronik GK sistemine katılacak ortakların e-imza ihtiyacı olduğunda en pratik çözüm ilksirketim.com üzerinden e-imza temin etmektir.
İlksirketim.com, şirket ortaklarının elektronik Genel Kurul süreçlerine hızlı şekilde uyum sağlamasını kolaylaştırır.
3. Toplantının Elektronik Olarak Başlatılması
Toplantı başlatıldığında tüm ortaklar aynı ekranda toplantı gündemini görür. Ayrıca toplantı başkanı elektronik sistem üzerinden süreci yönetir. Bu sayede fiziki toplantılarda yaşanan organize sorunları ortadan kalkar.
4. Gündem Maddelerinin Görüşülmesi
Gündem maddeleri elektronik platformda tek tek açılır. Ortaklar her maddeyi anlık olarak görüşebilir. Aynı zamanda sistem üzerinden söz alabilir ve görüşlerini yazılı şekilde iletebilirler.
Bu aşama özellikle geniş ortak yapısına sahip anonim şirketler için büyük kolaylık sağlar.
5. Elektronik Oy Kullanma
Her ortak gündem maddesi için oyunu elektronik ortamda verir.
Oylar e-imza ile imzalanır ve sonuçlar anında sistem tarafından raporlanır. Bu yöntem, fiziki oy pusulası karmaşasını tamamen ortadan kaldırır.
Elektronik oy kullanımı, elektronik GK karar sisteminin en güçlü yönlerinden biridir. Çünkü hem şeffaflık sağlar hem de oyların manipüle edilmesini engeller.
6. Tutanakların Elektronik İmzayla Onaylanması
GK karar tutanağı toplantı sonunda elektronik ortamda hazırlanır ve başkan, üyeler veya atanmış katip tarafından e-imza ile onaylanır.
Bu imza, kararın hukuki geçerliliğini oluşturur.
7. Kararların Elektronik GK Defterine Kaydedilmesi
Elektronik GK defteri sistemleri kararları otomatik olarak deftere işler. Ayrıca kararlar zaman damgası ile desteklendiği için ispat gücü önemli ölçüde artar. Bu düzen, 2026 elektronik GK defteri uygulamasının temel gerekliliklerinden biridir.
Elektronik GK Sisteminin Avantajları
Elektronik GK karar sistemi işletmelere önemli avantajlar sunar:
- Şirket ortaklarının her yerden toplantıya katılabilmesi
- Karar alma süreçlerinin hızlanması
- Tutanakların eksiksiz ve hatasız hazırlanması
- Elektronik GK defteri sayesinde düzenli arşivleme
- Denetimlerde daha hızlı inceleme süreçleri
- E-imza ile güçlenmiş hukuki koruma
Bu nedenle 2026’ya geçişle birlikte elektronik GK kararı, şirket yönetiminde temel bir gereklilik hâline gelmiştir.
Elektronik GK Kararında Sık Yapılan Hatalar
Şirketler elektronik GK sistemine geçerken bazı hatalar yapabilir. Bu hatalar çoğu zaman teknik uyumsuzluklardan veya eksik imza süreçlerinden kaynaklanır.
Aşağıdaki hatalar en sık karşılaşılanlardır:
- E-imzaların güncel olmaması
- KEP adresi bulunmaması
- Toplantı çağrısının yanlış formatta yapılması
- Tutanak metninin eksik oluşturulması
- Elektronik GK defterine yanlış dosya yüklenmesi
Bu hataların tümü doğru mali müşavir desteğiyle kolayca önlenebilir.
Sonuç
2026 yılında yürürlüğe giren elektronik GK kararı düzeni, şirketlerin yönetimini daha modern bir yapıya taşımıştır. E-imza, elektronik oy kullanma ve dijital defterleme süreçleri hem hızlı hem de güvenilir karar mekanizmaları oluşturur. Kadıköy’de mali müşavirlik hizmeti sunan Yüksel Damar olarak şirketlerin elektronik GK sistemine tam uyum sağlaması için gerekli tüm desteği sağlıyorum.
Profesyonel destek için Hizmetlerimiz sayfasını ziyaret edebilirsiniz.