e-Fatura İptal / İtiraz Portalı: Mali Müşavirler İçin Adım Adım Rehber
e-Fatura sisteminin yaygınlaşmasıyla birlikte, hatalı düzenlenen veya alıcı tarafından kabul edilmeyen faturaların iptali ya da itirazı da günlük iş akışının önemli bir parçası hâline geldi.
Bu rehberde, mali müşavirler için e-Fatura iptali sürecini GİB e-Fatura İptal Portalı ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden adım adım anlatıyoruz.
1. e-Fatura Neden ve Ne Zaman İptal Edilir?
Bir e-faturanın iptal edilmesi, genellikle şu durumlarda gereklidir:
-
Faturada hatalı tutar, tarih veya mal/hizmet bilgisi varsa,
-
Fatura yanlış kişiye veya kuruma kesildiyse,
-
Alıcı, faturayı mal veya hizmeti reddettiği için kabul etmiyorsa,
-
Fatura, Vergi Usul Kanunu’na uygun düzenlenmemişse.
Unutulmamalıdır ki, e-fatura iptali, fatura kesildikten sonra belirli bir süre içinde yapılmalıdır.
Genellikle bu süre 7 gün olmakla birlikte, KEP üzerinden yapılan iptallerde bu süreye itiraz delili olarak tutanak veya ileti eklenebilir.
2. e-Fatura İptal Yöntemleri
Faturayı iptal etmenin üç temel yolu vardır:
-
GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden,
-
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) aracılığıyla,
-
Mutabakat ve manuel iptal (reddetme) yöntemleriyle.
Mali müşavirlerin en çok kullandığı yöntem ise GİB Portal ve KEP üzerinden yapılan iptallerdir.
Her iki yöntem de hukuken geçerli olup, özellikle KEP ile yapılan işlemler resmî delil niteliğindedir.
3. KEP Üzerinden Fatura İptali Adım Adım
KEP sistemi, faturayı hukuki geçerlilikle reddetmenin veya iptal talebini iletmenin en güvenli yoludur.
İşte adım adım süreç:
🔹 Adım 1: KEP Hesabınıza Giriş Yapın
Kullanmakta olduğunuz KEP servis sağlayıcısının web portalına giriş yapın.
(Örneğin: TurkKEP, PTTKEP, TNB KEP vb.)
👉 Görsel Önerisi: Giriş ekranı örneği (KEP kullanıcı girişi).
🔹 Adım 2: Yeni E-Posta (KEP İletisi) Oluşturun
Yeni ileti oluştur bölümüne tıklayın.
Alıcı kısmına fatura gönderen firmanın KEP adresini yazın.
Konu kısmına:
“e-Fatura İptali Hk.”
yazabilirsiniz.
🔹 Adım 3: İptal Edilecek Faturayı Ekleyin
Mesajınıza iptal edilmek istenen e-faturanın PDF veya XML formatındaki çıktısını ekleyin.
Fatura numarasını ve tarihini metin içinde de belirtin.
Örnek metin:
“Sayın Yetkili, aşağıda bilgileri yer alan e-faturanın hatalı düzenlendiğini tespit ettik. İptalini rica ederiz.”Fatura No: 2025XXXX
Fatura Tarihi: 01.10.2025
👉 Görsel Önerisi: KEP mesaj ekranında fatura eki eklenmiş örnek.
🔹 Adım 4: Mesajı Gönderin ve Gönderi Belgesini Kaydedin
Mesajı gönderdikten sonra sistem size bir TESLİM ve OKUNDU bilgisi sağlayacaktır.
Bu belgeleri mutlaka PDF olarak arşivleyin.
Bu belgeler, olası vergi incelemelerinde itiraz kanıtı olarak kullanılabilir.
4. GİB e-Fatura İptal / İtiraz Portalı Üzerinden İptal
Bazı durumlarda iptal işlemini doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-fatura portalı üzerinden de yapabilirsiniz.
🔹 Adım 1: GİB e-Fatura Portalına Giriş
https://portal.efatura.gov.tr adresine giriş yapın.
“e-Fatura İptal / İtiraz Portalı” menüsünü seçin.
👉 Görsel Önerisi: GİB giriş ekranı ve menü yolu.
🔹 Adım 2: Fatura Seçimi
“Fatura Listesi” ekranından iptal etmek istediğiniz faturayı bulun.
Sağ kısımdaki “İptal Talebi Oluştur” butonuna tıklayın.
🔹 Adım 3: Gerekçe Belirtin
Açılan pencerede iptal gerekçesini net şekilde yazın.
Örneğin:
“Fatura yanlış alıcıya kesilmiştir.”
veya
“Mal teslimi gerçekleşmediği için iptal edilmiştir.”
🔹 Adım 4: Talebi Onaylayın ve Gönderin
İptal talebiniz onaylandıktan sonra sistem otomatik olarak alıcıya bildirir.
Bu işlemle birlikte iptal süreci tamamlanmış olur.
5. Süreler ve Hukuki Dikkat Noktaları
-
Fatura kesildikten sonra 7 gün içinde iptal talebi yapılmalıdır.
-
KEP üzerinden yapılan iletiler bu süreye rağmen geçerli delil oluşturabilir.
-
Portal üzerinden yapılan iptallerde sistem tarihleri esas alır.
-
Müşterilerinize iptal veya itiraz süresini hatırlatmak, mali müşavir sorumluluk alanınıza dâhildir.
Sonuç
e-Fatura iptali ve itiraz süreçleri, artık tamamen dijital ortamlarda yürütülüyor.
Bu durum hem hız hem de hukuki güvence sağlıyor.
Mali müşavirler olarak hem GİB e-Fatura Portalı hem de KEP sistemi üzerinden işlemleri doğru şekilde yönlendirerek mükelleflerinizin vergi riskini azaltabilir, süreci güvenli hale getirebilirsiniz.
Unutmayın: her iptal işlemi mutlaka yazılı ve delilli olmalıdır.
Bu yüzden KEP kayıtlarını ve portal çıktılarınızı düzenli arşivlemeyi ihmal etmeyin.